TMS: 3 vantagens de um sistema de gerenciamento em tempo real

Só quem já teve alguma encomenda extraviada ou enviou pedidos incorretos sabe a dor de cabeça que é resolver um problema de distribuição de mercadorias.

Ainda que todo o sistema de logística seja cirurgicamente pensado para retirar e entregar  mercadorias com a maior assertividade possível, esse cenário não é tão distante da realidade.

Apesar de ser um problema relativamente comum, a boa notícia é que isso pode ser evitado com uma ferramenta conhecida como TMS.

Fique com a gente até o final deste conteúdo e conheça três recursos do sistema de TMS que todo cliente Friozem tem à disposição.

Sistema TMS para emissão de documentos fiscais

A sigla vem do inglês Transportation Management System (TMS) e nomeia um Sistema de Gestão de Transporte e Logística que possibilita uma administração em tempo real.

Com o TMS você consegue visualizar todo o processo e controlar as operações e as entregas de forma ampla e integrada.

Imagine a tamanha vantagem competitiva que uma empresa pode ter ao saber exatamente o que e quando acontece em todo seu esquema de distribuição de  produtos!

Aderir ao sistema TMS, além de tornar a experiência mais satisfatória para os clientes, possibilita reunir diversas operações que geralmente você faria em ambientes separados.

Dentre as principais funcionalidades que esse software agrupa em um só lugar, você pode:

• Emitir Conhecimento e Manifesto de cargas;
• Rastrear frotas e embarques, coletas e entregas de cargas;
• Acompanhar o andamento das entregas;
• Controlar as operações com base em relatórios gerados em tempo real;
• Verificar os sistemas de faturamento das entregas;
• Estimar o prazo médio de recebimento dos seus clientes.

O grande benefício é ter todo o controle da sua entrega desde a carga e descarga até o trajeto e volume de estoques em um único lugar com todas as informações que precisa diante dos seus olhos.

Basicamente é para isso que serve o TMS!

O melhor é que aqui na Friozem dispomos de recursos integrados baseados neste sistema que oferece diversos serviços inteligentes.

Abaixo vamos citar três vantagens de aderir um dos mais completos e úteis sistemas de gerenciamento de distribuição logística.

CTe: emissão de Conhecimento de Transporte eletrônico

Um dos mais desafiadores setores do sistema logístico é o domínio da gestão do sistema complexo que envolve pessoas, deslocamentos e documentos.

Seria humanamente impossível tomar conta de tantos fatores sem cometer deslizes principalmente no registro das atividades, custos e gastos diários.

Considerando que empresas de logística e transporte lidam com isso diariamente, sistemas como o TMS foram criados para também facilitar processos como a emissão de documentos fiscais.

Dentre  os documentos fiscais recorrentes em empresas de armazenagem e transporte como a Friozem, temos a emissão de CTes.

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é um documento fiscal utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas ou frete.

O documento fiscal eletrônico faz parte de um projeto de modernização que veio para substituir vários documentos emitidos em papel.

Com a adesão do sistema TMS você aproveita o máximo desta modalidade já que os documentos emitidos são gerados e armazenados eletronicamente em um único sistema.

MDF-E: emissão de Manifesto Eletrônico de Cargas

Se o documento fiscal CTe registra todas as movimentações das cargas que entram e saem dos nossos armazéns, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) vai além.

Na definição do Ajuste SINIEF nº 21/2010, do Conselho Nacional de Política Fazendária:

“MDF-e é o documento fiscal eletrônico, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e Autorização de Uso de MDF-e pela administração tributária da unidade federada do contribuinte”.

Em outras palavras, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.

Na prática, o MDF-e deve ser emitido em casos de transporte de carga fracionada, ou seja, sempre que houver mais de um CTe.

Este processo seria trabalhoso se fosse realizado de forma manual, certo?

Seria necessário validar o registro de cada uma das notas fiscais para só depois agrupar em uma MDF-e.

Mais uma vez, a adesão de um sistema TMS proporciona facilidade, considerando que todos estes processos são feitos somente no ambiente digital.

Rastreamento de frota

O rastreamento de frotas via TMS funciona como uma medida que ajuda a reduzir os custos da operação ao mesmo tempo em que divide as responsabilidades de distribuição.

Considerando que o seu negócio irá se apoiar em um sistema já em atividade, as chances de entregas serem extraviadas ou perdidas são mínimas.

Afinal, as responsabilidades distribuem-se entre a sua empresa e a prestadora de serviços de logística, uma vez que ela detém todo o sistema de TMS que você precisa.

Confira abaixo algumas das principais vantagens de aderir ao sistema TMS articulado ao sistema de rastreamento de frotas.

Você tem controle total da operação

O sistema de rastreamento possibilita monitorar o processo completo de transporte.

Isso ocorre desde o carregamento até a descarga de mercadorias, inclusive os procedimentos de paradas dos veículos, e o exame é feito diretamente pelo controlador.

Segurança de ponta a ponta

O sistema permite inserir áreas de risco, que são aquelas em que a incidência de assaltos é maior.

Desse modo, se o veículo estaciona em um desses locais, um aviso é enviado automaticamente ao controlador.

Também é possível aderir frotas com um botão de pânico, que pode ser ativado pelo motorista em caso de assalto e o caminhão é totalmente travado.

Extinção de rotas imprevistas e fim dos desvios

As chamadas “cercas eletrônicas” criadas pela solução enviam ao controlador um aviso quando há desvios de rota de veículo.

Essa peculiaridade evita o seguimento de rotas não programadas por parte do motorista e garante o cumprimento do planejamento de viagem.

Assim, o custo permanece aquele que foi previsto.

Comunicação em tempo real

Os problemas que, porventura, ocorrerem durante a entrega são imediatamente comunicados pelo motorista pelo computador de bordo do veículo e repassados ao responsável.

Dessa forma, a área que cuida daquele aspecto — vendas, manutenção ou logística — determina a melhor estratégia a ser tomada para solucionar o problema o mais rapidamente possível.

Monitoramento de paradas do motorista

O setor de logística consegue controlar pelo software de gestão de transportes o tempo que o motorista ficou parado e quantas vezes ele fez isso.

Esse recurso possibilita analisar o desempenho do profissional e repassar feedbacks para reduzir interrupções desnecessárias no trajeto.

Acompanhamento em tempo real do veículo

Com a transmissão de dados em tempo real feita via wireless e interfaces com rastreadores GPS e leitores de códigos de barras você tem total clareza de todo o processo.

Existem ainda controladores de tráfego que analisam os registros do sistema e conseguem estimar o tempo de entrega e visualizar até a velocidade do veículo.

Com isso, além de evitar que o motorista ultrapasse esse limite, é possível tomar medidas preventivas para impedir acidentes e a aplicação de multas.

Outra vantagem de monitorar suas entregas em tempo real é a possibilidade de enviar comandos, como ligar e desligar a sirene do aviso, travar o baú e bloquear o caminhão.

Esperamos que você tenha entendido as vantagens de aderir a um sistema TMS de gestão e se atente quando for solicitar o serviço de empresas de logística.

Optar por empresas de armazenagem e distribuição que já operem com este sistema é uma verdadeira mão na roda para toda a administração do seu negócio.

Obrigado por ler até aqui!